8 aastat Joogafestivali kogemust: 10 soovitust südamega sündmuse korraldamiseks

Igal asjal on oma algus. Mõte. Idee. Nii ka Joogafestivalil. Ideed toites ja sellele mitmekesi elu andes kasvab see elujõuliseks. Samamoodi kasvas Joogafestival. 2012. a oli meil 800 osalejat, eelmisel suvel juba 1300.

Millised on meie õppetunnid korraldamise kaheksa aasta jooksul? Siin on peakorraldajana minu 10 soovitust südamega sündmuse korraldamiseks.

1. Küsi endalt: “Miks ma seda teen?”

Sellele küsimusele vastuse teadmine annab sulle sihi, motivatsiooni, väe ning aitab sind läbi emotsionaalsetest ja füüsilistest mõõnadest.

Esimese festivali korraldamise poolteiseaastases protsessis küsisin endalt sageli, miks ma seda teen. Olin samal ajal ka rase ja töökoormus oli suur, vahel kahtlesin oma oskustes ja võimetes, mõnikord olin finantsilise riski või vastutuse hirmust peaaegu kangestunud. Kui olin murdumas, aitasid teised tiimiliikmed mul sellest kahtlusest ja surnud punktist üle saada.

Teadsin, et teen seda lihtsalt tugeva inspiratsiooni ja selge visiooni pärast, selle nimel, et luua rohkem head ja pärast tunda rahulolu. Kui väike see soov tegelikult on – rahulolu – ja kui suur võib olla see, mida me selle nimel oleme võimelised panustama!

Jah, korraldasime esimest Joogafestivali poolteist aastat, et kõik saaks maksimaalselt hästi tehtud. Sellest viimased pool aastat töötasin isiklikult vähemalt 6 tundi iga päev (mitte iga tööpäev, vaid iga päev) Joogafestivali kallal. Seda oli palju rohkem, kui päikeselises linnusehoovis vilksatanud idee taga aimata oskasin. Lisaks panustasid teised tiimiliikmed endale teada oleva aja. 🙂

Teadsin, et teen seda lihtsalt tugeva inspiratsiooni ja selge visiooni pärast, selle nimel, et luua rohkem head ja pärast tunda rahulolu.

2. Suuri asju tehakse hulgakesi

Kui ma õigesti mäletan, siis esimesel Joogafestivali kohtumisel oli meid 16 sõpra, kes kõik olid valmis moel või teisel oma õla korraldamisele alla panema. Mõni kuu hiljem asutasime MTÜ Joogafestivali, millel on neli liiget. Erinevad kompetentsid, kogemused ja isiksused – nii on ideaalne, sest oleme piisavalt erinevad eelistamaks erinevaid tööülesandeid ja toomaks erinevaid vaatenurki. Meie olemegi korraldajate tuumik, kes töötavad festivali nimel kogu aasta, lisaks on meil veel kuus iga-aastast abilist omas nišis.

Sel suvel toimub seitsmes Joogafestival Haapsalus ja viimati oli osalejaid kokku umbes 1300. Talviti oleme joogafestivale teinud kolm korda ka Tallinnas. Praegu juba korraldame otsapidi ka järgmise suve Joogafestivali: läbirääkimised peaesineja ja mõnede teiste esinejatega käivad.

Meie tiimi väärtuslikud liikmed:

Anne Kallas, Ireen Järvekülg, Mihkel Lubi, Kent Raju, Sirli Seliov, Hälys Laanemäe, Maria Helena Luiga, Kati Valbet, Monika Kuzmina, Elviira Eessaar, Ülle Jehe.

Erinevad kompetentsid, kogemused ja isiksused – nii on ideaalne, sest oleme piisavalt erinevad eelistamaks erinevaid tööülesandeid ja toomaks erinevaid vaatenurki.

3. Ole valmis 1001 detailiks

Festivali korraldamine koosneb vist küll tuhandest detailist. Meil näiteks 50 osalejat ja igaühe tehnikavajadused, ööbimine, programmi paika saamine ja varakult kogu veebiinfo kogumine; 70 vabatahtlikku – igaühe kompetentsid, tööülesanded, saabumiskellaajad, särgisuurused; 7 asukohta ja kõigi tehnika ja dekoratsioon, lepingud, avaliku ürituse load; 100 bazaarikauplejat, nende müügiplatsi suurused, elektrivajadused, see, kas kellegi foodtruck mahub iidsest linnuseväravast üldse sisse; kahes keeles veebisait (oleme teinud ka kolmes keeles, aga selle värskena hoidmine oli keerukas, kuna kasutasime pidevalt tõlgi abi); intervjuud, artiklid, bännerid ja muu turundus ja PR, plakatite laiali viimine; tehnilised detailid, dekoratsioonid, tiim, ootamatud lisakulutused ja -kohustused jne.

Festivali korraldamine koosneb vist küll tuhandest detailist.

4. Mõtle läbi plaan B

Muidugi tuleb kohanduda oludega – oleme vist ainus või vähemasti üks väheseid vabaõhusündmusi, millel on alati olemas plaan B siseruumi näol. Põhiprogramm toimub Haapsalu linnusehoovis vabas õhus, paljud töötoad ja loengud siseruumides, aga mitmel aastal on siiski tarvis läinud ka linnusehoovi programmi jaoks alternatiivset siseruumi – kord vihma, kord äikese, kord liivatuisu pärast!

Muidugi tuleb kohanduda oludega.

5. Käi ajast ees

Joogafestivalil on kahel päeval 11 tundi programmi paralleelselt seitsmes asukohas, kokku 50 programmipunkti. Kavas on joogatunnid, tants, muusika. Meil on suur osa esinejatest alati uued, programmis ükski punkt ühelgi aastal ei kordu samasugusena. Oleme laiendanud vaadet joogale, lisades laste ja beebiootel emade jooga, paarijooga, ekstaatilise tantsu, rahvamuusika, joogatunni elava muusika saatel, ööprogrammi gongihelidega jne.

Kõige rohkem oleme ajast ees käinud oma meestejooga töötubadega ja nüüd on aeg meile selles osas järgi jõudnud ja päris palju mehi osaleb joogafestivalil ja töötoad on olnud päris täis. Seekord on meil ühes saalis lausa kolm meeste tundi järjest: meestejooga, aktiivmeditatsioon meestele ja vestlusring vabaduse teemal.

Kõige rohkem oleme ajast ees käinud oma meestejooga töötubadega.

6. Laiene ja kasva

Lisaks joogale oleme aastatega toonud programmi hulga rohkem muusikat ja tantsu kui esimesel festivalil. Joogafestival on teadlikkuse ja elurõõmu festival, see on kvaliteetsema, rahuldustpakkuvama, tervislikuma elu festival. Meil on ka palju taimse ja käsitöötoidu pakkujaid. Kõik alkoholi-, liha- ja enamasti ka valge suhkru vaba!

Oleme eksperimenteerinud – teinud kokkamistöötubasid, naerujoogat, akrojoogat, pakkunud eriti autentset vürtsikat toitu, otsinud sponsoreid, teinud eksperimente meedias.

Tervisekaupade ja taimse toidu bazaar on aasta-aastalt kasvanud ja nii saab maitse- ja ilumeelele uusi elamusi pakkuda ligi 100 pakkuja juures nii linnusehoovis kui ka kultuurikeskuses ja selle ees. Bazaaril osalemine on prii sissepääsuga.

Joogafestival on teadlikkuse ja elurõõmu festival, see on kvaliteetsema, rahuldustpakkuvama, tervislikuma elu festival.

7. Emba ootamatusi

Ükskord oli kohe linnusemüüri taga rokikontserdi soundcheck. Jeerum, aga meie õhtune kontsert?! Käisime nendega asja arutamas – kas tõesti on 100 meetrise distantsiga antud meile ja neile avaliku ürituse luba? Jah, suvi on üürike, nädalavahetusi vähe, üritusi palju! Pidasime hinge kinni, et tuule suund muutuks või et meie helitehnika oleks võimsam. Kõik sujus.

Eks seda ole olnud mitmeid kordi, et vaatame tiimiga koos taevast ja erinevaid ilmaennustusi just selle pilguga, et vabaõlulava kolimine võtaks vähemalt 45 minutit – mida arvata sellest, mis võiks taevast lähema 45 minuti jooksul tulema hakata? On olnud üllatavalt keeruline mõistatada, aga kõik on vaatamata sellele kenasti sujunud!

Ootamatustega on veel see asi, et need ei tohi kuidagi osalejatele välja paista. Need tuleb muuta sündmuse orgaaniliseks osaks – umbes et just nii see oligi mõeldud (mis siis, et selle taga oli palju närvipinget ja sahmimist).

Ootamatustega on veel see asi, et need ei tohi kuidagi osalejatele välja paista.

8. Isiklikeks väljakutseteks valmis!

Isiklikult mulle oli kahel aastal eelnevast kuuest olnud selline väljakutse, et ma pole peakorraldajana ise saanud festivalil kohapeal olla. Eelmisel festivalil olin täiesti pikali voodis ja haige, kord varem olin ootamatul reisil Indias, millest ei saanud ära öelda. See on tähendanud festivali ajal väga palju helistamist, smsi’mist ja püüdu lõdvestuda, et kõige eest on hoolt kantud. Ja kantigi. Aga seda muidugi hea planeerimise ja põhjaliku ettevalmistusega. Aga number üks väljakutse oli kohe esimese festivali eel see, et olin lapseootel koos korraliku iiveldusega :).

9. Leia toetust

Igati chillim on teha mida iganes, kui sul on mitu sissetulekuallikat. Sündmuste korraldamisel on see piletitulu, müügikohtade (nt toitlustajate) tasud ja sponsorite toetus. Leia inimesed, kes on ses osas väga head networkijad ja läbirääkijad ning siis saad kergemalt hingata ka kogu finantsstressiga.

10. Naudi kinkimise rõõmu

Mõned aastad käisime ringi küsimusega, milline võiks olla festivali heategevuslik mõõde (lisaks sellele, et loodetavasti kõigi osalejate elukvaliteet paraneb, kui kasutada festivalil kogutud teadmisi!).

Oleme nüüd juba neljandat aastat kutsunud Joogafestivalile priipääsmega Läänemaa Suurperede Liidu ligi 80 ema või isa ja nende lapsi – nende peres kasvab minimaalselt 4 alla 19-aastast last ja keskmine laste arv peres on 6. Emadel, eriti suurperedes, on raske leida aega enese jaoks ja sageli napib ka võimalusi. Tahame pakkuda neile suurperede emadele võimalust Joogafestivalil puhata ja saada aimu joogapraktika taakaalustavatest tehnikatest.

Miks ja kust tuli idee hakata tegema joogafestivali?

Oma esimesse joogatundi läksin koos kursusekaaslastega Saksamaal, Hamburgis magistrantuuri ajal õppides. Sellest on nüüd möödunud juba 17 aastat. Mäletan, et mulle väga meeldis meie meesõpetajast hoovav rahulikkus, joogastuudio lõhnad, kaunistused ja kõik tegevused, mida seal tegime. 2009. aastal sain ka ise kundalini jooga õpetajaks.

Joogafestivali idee tuli sõna otseses mõttes Haapsalu Piiskopilinnuse hoovist. Käisin seal kord 2010. a hilissügisel jalutamas ja mulle kangastus seal liikumas suvisel ajal palju joogamattidega rahvast. See oli hästi selge pilt, nagu keegi oleks korraks kõik need inimesed linnusehoovi projitseerinud. Ja siis ma võtsin selle pildi oma teadvusse vastu ja tõrjusin kohe välja. Mul on nimelt umbes keskkoolist saadik olnud kiire, mul on endale kõrged nõudmised ja mul tekib palju ideid, mida teostan suures osas ise. Seega ma ühest küljest teadsin, et nii suurt üritust koos sellega kaasneva stressiga ma teha ei taha, see lihtsalt ei mahu mu päevakavasse!

Ja unustasin mõne ajaga kogu loo, seepärast ma isegi ei tea, millal see täpselt oli. Olin käinud korra kundalini jooga festivalil Prantsusmaal, aga ma ei tundnud, et see mind otseselt oleks mõjutanud, pigem sündis see pilt ikkagi kohast.

Umbes pool aastat hiljem, aprillis 2011 Hollandist külas olnud sõbrannale Haapsalu linnusehoovi näidates tuli mu juurde täpselt seesama pilt. Seekord mulle meenus ka esimene kord ja ma ütlesin selle idee oma sõbrannale välja. Tema asus kohe ideed toetama ja pakkus ka välja esimese peaesineja (Daniel Strausseri, kes osutus paljude lemmikuks).

Tundsin sel korral ära, et see on minu kohustus idee realiseerida ning sellest ajast peale hakkas justkui kõik mind sel teel toetama. Tagasilööke oli väga vähe selle poolteise aastase ettevalmistusperioodi jooksul ja ma teadsin seepärast kindlalt, et see on õige asi!

Kohtume festivalil! 🙂

Merit Raju, Joogafestivali peakorraldaja